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同济大学优化档案馆工作流程服务师生校友

2014-06-17  来源:同济大学

  同济大学档案馆坚持以“更好地服务师生校友”为出发点,着眼于档案利用者的需求,坚持“以人为本,服务优先”,不断规范和优化业务工作流程,努力为广大师生校友提供一流的档案利用服务。

  公示各项业务流程,规范透明。档案馆除承担档案收集、保管和利用等职能外,还负责开具毕业生学历学位认证、中英文成绩单、毕业去向证明等与师生校友切身利益密切相关的各项事务性工作。为方便办理者知晓业务流程、熟悉相关程序,档案馆在其网站和馆内电子屏幕公示业务流程并详细列出办理各项业务所需材料,为档案利用者在办理前提供专业、规范、透明的业务引导。遇到材料不齐的办理者,窗口工作人员会耐心说明,将所缺材料一一指出,避免办理者多次往返。对于不能马上开具证明的业务,窗口工作人员会耐心告知该业务的办理时限并热心解答办理者的相关问题。

  改善阅档环境设施,温馨舒适。档案馆长期坚持开展“优质服务月”活动,实行“首问负责制”,将每次查档接待业务责任到人。坚持专业引导和微笑服务相结合,为办理者营造温馨的查阅氛围。为方便中老年校友,窗口配备老花镜,将贴心服务贯彻到每一个细节。进一步压缩接待前的准备时间,为查阅者提供更长服务时间。在阅档室配备电脑、扫描仪和复印机,为档案利用者提供上网检索和自助复印等便捷服务。这些服务措施受到了档案利用者的充分肯定,档案利用窗口也因此被评为学校的“文明窗口”。

  创新网络服务手段,方便快捷。在进一步提高传统窗口服务质量的同时,档案馆充分利用现代信息技术手段,开发了网络服务利用系统,为全体师生校友提供“足不出户”的便捷服务。档案利用者远程登录档案馆的网上利用服务系统,通过网上注册、身份认证并提交相关材料后,可在线申请办理学历学位认证、中英文成绩证明等各项业务。档案馆工作人员后台审核通过后进行办理并将办理进度在线告知用户,办完后通过快递送到用户手中。此系统自上线以来,已为500余人办理了各种档案证明业务,受到一致好评。为使用户能顺利使用网络办理相关业务,档案馆还提供在线咨询服务,不断提升服务质量。

  协调解决疑难问题,主动自觉。由于学校历经几次并校,档案馆在工作中遇到档案材料不齐全或不规范、不能认定该事项而无法开具相关证明的情况,坚持从档案利用者角度考虑,主动联系相关职能部门,提供馆藏相关的档案为职能部门决策认定提供线索,然后将相关职能部门的认定结论纳入馆藏,再为校友开具证明,并及时将这些案例进行归纳总结,吸纳到档案窗口接待操作手册中,为今后办理类似事例提供参考。

  提供后续业务建议,专业贴心。根据开具档案证明的用途,档案馆窗口接待工作人员根据多年经验,向档案利用者提供非常专业的后续业务建议,为档案利用者节省办理后续业务的时间。如遇到学历、学位证书丢失的毕业生,在开具档案证明后,工作人员会进一步告知他们到研究生院或教务处补办学历证明书。遇到毕业分配到外地工作、退休后准备把户口迁回上海的老校友,在开具好毕业去向证明后,工作人员会主动为其提供到四平路派出所办理后续证明的流程说明。这些附加专业服务让师生校友感到温暖贴心。

  服务学校中心工作,力求卓越。档案馆深入挖掘馆藏档案资源,积极为学校各项中心工作服务。一是主动服务人才培养,积极梳理学校百年工程教育历程,总结育人传统与特色,为学校相关决策提供参考借鉴。二是主动服务学科发展,积极协助土木工程等各学科发展史料的发掘和整理工作。三是主动服务行政管理,除为各院系和职能部处提供在线查档服务外,还为职能部门制定政策提供专题档案咨询和检索。四是主动服务大学学问建设,结合学校重大活动,深入挖掘馆藏档案,举办各类专题展览。五是主动服务校友工作,为毕业20周年以上的返校校友提供在校时的照片,为老校友复制在校期间的档案,使他们感受到母校的温情。


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(责任编辑:赵亚楠)
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